Intervención de Acervos Documentales

Adelantamos este proceso con el propósito de organizar, seleccionar, clasificar y describir la documentación producida en el desarrollo de las actividades de las diferentes organizaciones públicas y/o privadas, con el objetivo de apoyar de manera eficiente su gestión administrativa.

Este servicio incluye:

• Organización: intervención física de los archivos implementando procesos técnicos archivístico.
• Selección: categorización de los archivos de acuerdo con la aplicación de Tablas de Retención Documental y/o Valoración Documental.
• Clasificación: identificación de los documentos de archivo correspondientes a una misma serie documental.
• Descripción: corresponde al control de la documentación producida por las empresas y/o entidades mediante inventarios documentales o herramientas de control documental.

Que debe saber para requerir de este servicio:

• Brindamos servicios para la organización de los archivos, de acuerdo con la normativa vigente promulgada tanto por el Archivo General de la Nación -AGN-, y Archivo Distrital de Bogotá. Así mismo, ofrecemos los servicios para la organización técnica de fondos documentales acumulados, y servicios relacionados con la disposición final de la documentación tanto de archivo de gestión, central e histórico.

Custodia y Administración Documental

Contamos con la infraestructura necesaria para custodiar y administrar archivos físicos y medios magnéticos.

Este servicio se compone de:

• Administración integral de la documentación: administramos información y fondos documentales enfocados en el buen manejo de la recepción, el adecuado mantenimiento de las instalaciones, aplicación del Sistema Integrado de Conservación - SIC y la seguridad e integridad de todo tipo de soporte documental y su información.
• Atención de Consultas: brindamos servicios de consulta de acuerdo con los ANS ofrecidos a los clientes, bien sea, situando los documentos en sus instalaciones, consultas en sala en nuestras instalaciones o envío de estos de manera digital.
• Bodegaje: contamos con un excelente servicio de bodegaje cumpliendo con estándares de calidad en infraestructura, condiciones medioambientales y de seguridad para el tratamiento de su documentación.
• Traslados: realizamos traslados contando con vehículos y servicio de transporte cumpliendo las normas de seguridad para documentos, permitiendo monitoreo a nivel nacional.

Que debe saber para requerir de este servicio:

• Garantizamos la seguridad y conservación de los documentos en bodegas especializadas que cuentan con los mecanismos necesarios para la preservación de la información, tales como sistemas de almacenamiento adecuados para documentos de archivo, detección de incendios, CCTV, controles de humedad y temperatura, deshumidificadores.
• Suministramos servicios relacionados con la administración de la información, tales como transporte para recolección de documentación, Software para la administración de archivos en custodia, recuperación de información de las unidades documentales, atención de consultas.

Consultoría en Gestión Documental

Contamos con un equipo de profesionales altamente calificados quienes brindarán la asesoría en materia de gestión documental, de acuerdo con las exigencias de nuestros usuarios.

Que debe saber para requerir de este servicio

• Realizamos diagnósticos del estado de la información en las organizaciones, con el propósito de establecer la situación de las empresas en materia de gestión documental y posterior al análisis de la información, estamos en capacidad de ofrecer las alternativas necesarias, con el fin de que al interior de su organización se implementen las mejores prácticas en esta materia para acceder a la información de manera oportuna, reduciendo costos, tiempo y espacio.

Elaboración de Instrumentos Archivísticos

Desarrollamos Instrumentos Archivísticos que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística en las organizaciones.

Este servicio se compone de:

• Cuadro de Clasificación Documental: instrumento que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución, de acuerdo con el nivel de series y subseries documentales establecidas en la Tabla de Retención Documental.
• Tabla de Retención Documental: instrumento conformado por un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
• Tablas de Valoración Documental: instrumento que permite asignar valores a los documentos correspondientes a fondos de entidades en liquidación o entidades reestructuradas.
• Programa de Gestión Documental: es el instrumento archivístico que formula y documenta el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos encaminados a la gestión de la documentación de una entidad, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
• Plan Institucional de Archivos – PINAR: es un instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad.
• Bancos Terminológicos: instrumento archivístico que permite la normalización de los nombres de las series, subseries y tipos documentales a través de lenguajes controlados y estructuras terminológicas.
• Tablas de Control de Acceso: instrumento para la identificación de las condiciones de acceso y restricciones que aplican a los documentos.
• Formato Único de Inventario Documental: instrumento de descripción documental con el propósito de realizar el control de la documentación.
• MoReq: Los Modelo de Requisitos para la gestión electrónica de documentos - MoReq son instrumento de planeación, el cual formula los requisitos funcionales y no funcionales de la gestión de documentos electrónicos de la entidad.

Que debe saber para requerir de este servicio

• Debe conocer la historia institucional de la entidad, organigrama, dependencias.

Inventario Documental

Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

Que debe saber para requerir de este servicio

• Ofrecemos el servicio de inventarios documentales mediante un archivo digital en el que se registra la información relevante y descriptiva de cada unidad documental, para su posterior ubicación y administración de los archivos intervenidos. De igual manera, a través de esta herramienta se pueden establecer los tiempos de apertura y cierre de las unidades de aplicación de Tablas de retención o valoración documental.

Interventoría a proyectos de gestión documental

Interventoría Técnica, Administrativa y Financiera para el apoyo a la supervisión de contratos con el suminisro de recursos especializados en procesos de gestión documental, garantizando la calidad de los servicios contratados por las entidades.

Que debe saber para requerir de este servicio

• Apoyamos a las entidades brindando el servicio especializado de interventoría y supervisión de proyectos de Gestión Documental, con el propósito de realizar el seguimiento, vigilancia y control administrativo, financiero, jurídico y técnico en la ejecución de los procesos archivísticos contratados.

Digitalización

Ofrecemos servicios de digitalización de grandes volúmenes documentales, con el fin de tener acceso a la información de manera oportuna y agil, así como la indexación de metadatos para recuperación de la información.

Realizamos el proceso de digitalización, de acuerdo con los criterios de nuestros clientes:

• Con fines de Consulta: realizar los procesos de conversión de los documentos análogos a formatos digitales con el fin de preservar la documentación.
• Certificada con fines Probatorios: proceso tecnológico que convierte un documento análogo en uno o varios ficheros electrónicos, que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del original, con certificación de: Fiabilidad, Disponibilidad, Integridad, y Autenticidad.

Que debe saber para requerir de este servicio:

• Información organizada, correctamente alistada sin presencia de material abrasivo.

Outsourcing de Gestión Documental

Aseguramos la administración de la información de nuestros clientes en sus instalaciones mediante el suministro de personal especializado en procesos de intervención documental, correspondencia y digitalización entre otros.

Realizamos el proceso de acuerdo con los criterios de nuestros clientes en:

• Suministro de Personal: asignación de recursos para la tercerización de procesos relacionados con la gestión documental.

Que debe saber para requerir de este servicio

• El objetivo primordial de un Outsourcing de Gestión Documental consiste en garantizar el manejo y administración de los documentos de una organización a través de un equipo de trabajo especializado.

Procesos de Descripción Bibliográfica en Bibliotecas y Centros de Documentación

Implementación de herramientas bibliográficas, procesos de catalogación documental y suministro de recursos de información electrónica.

Este servicio se compone de:

• Procesos de Descripción Bibliográfica: actualmente las bibliotecas, cuentan con recursos y servicios que responden a las necesidades de información, sirviendo de apoyo al desarrollo investigativo mediante tecnologías de información avanzadas, colecciones bibliográficas y recursos físicos, permitiendo el crecimiento y fortalecimiento de la comunidad.

Que acciones realizamos en este servicio:

• A través de un equipo de trabajo especializado ofrecemos soluciones eficaces para nuestros clientes cumpliendo el objetivo primordial de descubrir e identificar los aspectos formales del documento, puntos de acceso principal y secundarios al documento y finalmente la organización de la información para la creación de un catálogo o base de datos sometida a un orden de búsqueda de registros documentales automatizados que mediante un lenguaje informático tienen etiquetas o metadatos para que la información sea recuperada eficazmente y permita el acceso a la información.

Proyectos:

• Las bibliotecas y centros de documentación como unidades informativas documentales, deben asegurar a su comunidad de usuarios los recursos necesarios para el adecuado acceso a sus fuentes documentales. Para lograr esto, es necesario hacer uso de diversas herramientas tecnológicas que pueden contribuir en el desarrollo de sus objetivos ofrecemos como:
  • Software para gestión de bibliotecas
  • Repositorios Digitales
  • Metabuscadores
  • Servidores Intermediarios de peticiones